Oficinas para atraer y retener talento
En los últimos años, y con mayor impulso a partir de la pandemia, emergieron nuevas modalidades de trabajo que impactaron en todas las industrias y en sus tasas de atracción y retención de talento. Más allá del rubro, en la mayoría de las empresas que ocupan oficinas se dieron procesos de cambio que resultaron en lo que hoy conocemos como trabajo híbrido: una combinación entre la presencia de los empleados en el espacio laboral y el home office.
En cualquier tipo de negocio, las empresas reconocen el valor agregado de contar con un espacio físico que no solo permita la interacción entre los colaboradores, sino que fomente la transmisión de la identidad y de la cultura de la compañía y promueva el sentido de pertenencia y el compromiso.
Estudios realizados por Cushman & Wakefield a nivel global sugieren que, hoy en día, los empleados ven a la oficina como un lugar para conectarse con compañeros y sociabilizar y no tanto para acceder a los recursos que ofrece. En 2020, un 31 % de los colaboradores afirmaba que iban a la oficina para hacer uso de las herramientas disponibles en el espacio mientras que los datos actuales muestran que ese porcentaje descendió al 21 %. Esto sugiere que los empleados fueron creando espacios de trabajo efectivos en sus hogares.
Los mismos reportes sostienen que solo un 15 % de los colaboradores no encuentra beneficios en ir a la oficina. Entre los motivos que destacan para argumentar su preferencia por el trabajo remoto, mencionan el hecho de evitar los traslados, un mejor balance entre la vida personal y la laboral, una mayor flexibilidad en las agendas, un ambiente más propicio para la concentración, y la disponibilidad de lugares con mayor entrada de luz natural y con espacios exteriores.
Por otro lado, un 52 % de los trabajadores indica que ver a sus compañeros es la razón más importante por la cual van a la oficina, independientemente del rubro al que se dedique la empresa. El 44 % de los consultados afirma que les gustaría ir entre dos y tres días por semana. Entre los motivos que sostienen su decisión se encuentran la facilidad para socializar con sus colegas, un ambiente que favorece la colaboración, el mejor acceso a herramientas físicas y el hecho de estar más en sintonía con el negocio.
En cuanto a las características de los espacios en particular, en cualquier industria los empleados valoran que las oficinas estén pensadas en función de sus actividades y de cómo es el desempeño de los equipos de trabajo.
Claves para mejorar la experiencia de los empleados
Más allá de las cifras, existen condiciones ligadas a las nuevas modalidades de trabajo que propician una crisis global de retención de talentos. Por esta razón, los estudios mencionados también analizan las iniciativas para revertir esta situación.
En relación con las oficinas, se destacan cuatro aspectos para tener en cuenta:
- Espacios colaborativos: cuando son cómodas y están bien ubicadas, son muy valoradas las salas de reuniones y de trabajo en equipo, pero también los espacios abiertos (interiores y exteriores) que fomenten los encuentros espontáneos.
- Tecnologías colaborativas: para optimizar la combinación entre la copresencia de los colaboradores y el trabajo a distancia son esenciales las herramientas que mejoren la buena comunicación como las cámaras y los micrófonos integrados a las salas de reuniones, las pantallas adecuadas en tamaño y calidad y la disponibilidad de plataformas para compartir contenido.
- Puestos de trabajo adecuados: son muy valorados los escritorios regulables en altura, las sillas ergonómicas, los monitores de última generación y los espacios de concentración.
- Amenities en los edificios: contribuyen al bienestar de los empleados, entre otros, los gimnasios, los espacios exteriores, los cafés, las guarderías y los baños sin distinción de género.
En cuanto a la gestión de equipos de trabajo, se mencionan:
- Acciones para aumentar el bienestar: clases de gimnasia, consultorías en ergonomía, servicios médicos y capacitaciones personales y profesionales.
- Eventos: encuentros con los directivos (town-halls), conferencias de oradores invitados y programas de sustentabilidad, solidaridad, festejos y aprendizaje.
- Gestión del cambio: programas y campañas orientadas a ayudar a que los empleados sepan qué esperar de la oficina y cómo desarrollar acuerdos entre equipos híbridos, cómo utilizar los nuevos espacios y cómo optimizar el uso de las aplicaciones tecnológicas disponibles.
Recursos imprescindibles para un espacio de trabajo atractivo
Para cumplir con el objetivo de diseñar una oficina atractiva para los empleados, hay que tener en cuenta algunos aspectos fundamentales. En primer lugar, que exista una oferta variada de tipos de espacios: puestos de trabajo cómodos, ambientes colaborativos, salas de reuniones y cabinas telefónicas. En segundo lugar, que el equipamiento tecnológico facilite y potencie la modalidad de trabajo híbrida. Por último, son muy valorados los diseños innovadores, que transmitan la cultura de la empresa y fomenten la identificación de los empleados.
En cuanto al edificio, lo más importante es la ubicación, para garantizar buenos accesos y cercanía a los medios de transporte y una oferta diversa de negocios y tiendas comerciales.
El rol del líder de proyecto
Un proyecto eficiente, ya sea para la remodelación o la reubicación de la oficina, implica atender a las necesidades particulares de cada empresa. Para eso, es esencial el acompañamiento de un líder de proyecto, un profesional entrenado y especializado en la gestión y la coordinación de este tipo de obras.
En un proyecto de renovación, un equipo con experiencia en oficinas corporativas podrá detectar, por ejemplo, cuándo se está haciendo un mal uso del espacio. Por ejemplo, si las salas de reuniones son utilizadas para trabajo individual, seguramente sea consecuencia de un ambiente que no permite una óptima concentración de los colaboradores en sus puestos de trabajo. También puede suceder que no haya suficiente disponibilidad de salas o cabinas, y sea necesaria una reconfiguración del layout, para obtener un balance que satisfaga las necesidades de todos los trabajadores.
El acompañamiento de un líder de proyecto va más allá de la coordinación y el monitoreo del avance de las obras. Los procesos de remodelación o de relocación están formando parte de las estrategias de las áreas de recursos humanos para atraer y retener talentos. Por eso, un líder de proyecto se involucra desde el inicio, ayudando a definir los objetivos de cada compañía y trazando líneas de acción adecuadas a sus necesidades, tiempos y presupuestos, con el objetivo de priorizar el bienestar de quienes van a ocupar los espacios.
